TABLA DINAMICA

INTRODUCCIÓN

Las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2003 son la herramienta perfecta para organizar y analizar datos financieros. Probablemente es capaz de crear dormido una hoja de cálculo con, digamos los gastos de desplazamiento o, si es necesario que ésta muestre subtotales por trimestre, sabe cómo modificar la hoja en consecuencia.
Pero, ¿qué ocurre cuando necesita ver los totales de las categorías de los gastos por trimestre? ¿Y si quiere ver sólo una clase o año a la vez? ¿Puede hacer esto en sus hojas de cálculo de Excel? Seguro que sí, pero ¿existe una forma más fácil de hacerlo? Rotundamente sí.

CREACIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA

Los informes de tabla dinámica Microsoft PivotTable® son la respuesta. En lugar de escribir complicadas fórmulas, se puede usar un asistente para crear una tabla interactiva que extraiga, organice y resuma automáticamente la información. A continuación, podrá utilizar el informe para analizar los datos; por ejemplo, para hacer comparaciones, detectar patrones y relaciones, y analizar tendencias.
Por ejemplo, puede usar una hoja de cálculo que incluya las transacciones por gastos de desplazamiento...

ORIGEN DE UNA HOJA DE CALCULO

...para crear un informe de tabla dinámica que resuma el total de gastos de desplazamiento de los empleados por categoría y trimestre.

He aquí cómo crear rápidamente un informe de tabla dinámica.

Iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos

1.   En la hoja de cálculo de Excel, seleccione la celda de la tabla a partir de la que desea crear un informe de tabla dinámica.

2.   Para iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, en el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.

3.  En el Asistente para tablas y gráficos dinámicos - Paso 1 de 3, en ¿Dónde están los datos que desea analizar?, haga clic en Lista o base de datos de Microsoft Office Excel.

4.  En ¿Qué tipo de informe desea crear?, haga clic en Tabla dinámica.

5.  Haga clic en Finalizar.

Excel insertará una nueva hoja de cálculo en el libro que contenga el área de diseño del informe, la barra de herramientas Tabla dinámica, y la Lista de campos de tabla dinámica.

 

AGREGAR DATOS AL INFORME

• Arrastre el campo que contiene los datos que desea resumir, por ejemplo el campo Cantidad, de la Lista de campos de tabla dinámica al área Coloque datos aquí del informe de tabla dinámica.

El informe de tabla dinámica mostrará ahora los gastos totales de cada categoría.

Tabla dinámica con categorías y gastos totales

Agregar un campo de página de ordenación al informe

Para filtrar los datos por clase, se puede crear una flecha desplegable en la parte superior de la página.

1. Arrastre el campo Clase desde la Lista de campos de tabla dinámica hasta el área Coloque campos de página aquí.
2. Haga clic en la flecha desplegable Clase y seleccione una clase.

De este modo, podrá ver las categorías de los gastos correspondientes a las clases, una a una.

Resultados filtrados por clase

Para ver los datos de todas las clases, haga clic en la flecha desplegable Clase y, a continuación, haga clic en (Todas).

¿Qué más puedo hacer con este informe?

Ordenar las categorías de gastos por cantidad

Puede ver las categorías con gastos más elevados primero con la función Autoordenar.

1. Haga clic sucesivamente en el campo Categoría, en Tabla dinámica de la barra de herramientas Tabla dinámica y, a continuación, en Ordenar y las 10 mejores.
2. En Opciones de Autoordenar, haga clic en Descendente.
3. En el cuadro Usar el campo, haga clic en Suma de Cantidad y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Categorías de gastos ordenadas por cantidad

Ver las categorías de gastos por trimestre

Para ver cuánto se gastó en cada categoría por trimestre, siga este procedimiento:

1. Arrastre el campo Fecha hasta el área Fila.
2. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el campo Fecha, seleccione Agrupar y mostrar detalle y, a continuación, haga clic en Agrupar.
3. En el cuadro Por, haga clic en Trimestres. Si la hoja de cálculo de origen contiene datos de más de un año, haga clic también en Año.
4. Si fuera necesario, desactive la selección de Mes y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Gastos por año, trimestre y categoría

Ver cómo varía cada categoría de gastos por trimestre

Puede cambiar las filas y columnas del informe de tabla de dinámica en cuestión de segundos.

• Arrastre el campo Categoría a la izquierda del campo Años.

Gastos por categoría, año y trimestre

Filtrar los resultados por empleado

Para filtrar los datos por empleado, se puede crear una segunda flecha desplegable en la parte superior de la página.

1. Arrastre el campo Empleado al área del campo de página, encima o debajo del campo Clase.
2. Haga clic en la flecha desplegable Empleado, seleccione un empleado y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Resultados filtrados por empleado

Mostrar los resultados sobre cada empleado en una hoja de cálculo distinta

En lugar de ver los resultados de sólo un empleado, puede mostrar los resultados de cada empleado en una hoja de cálculo distinta.

1. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Mostrar páginas.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar páginas, haga clic en Empleado y a continuación, haga clic en Aceptar.

Las distintas páginas aparecerán como fichas de hoja de cálculo.

Resultados de empleados en hojas de cálculo independientes

Actualizar el informe de tabla dinámica cuando cambie el origen de datos

Siempre que cambien los datos de la hoja de cálculo de origen, podrá actualizar instantáneamente su informe de tabla dinámica.

• En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en el botón Actualizar datos.

Hacer que el informe de tabla dinámica tenga un aspecto increíble... instantáneamente

Use Autoformato para obtener resultados de aspecto profesional en cuestión de segundos.

1. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en el botón Dar formato al informe.

2. Haga clic en un estilo de informe o tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

¿Qué más pueden hacer los informes de tabla dinámica por mí?

Los informes de tabla dinámica básicos son rápidos y fáciles de configurar. No obstante, si está dispuesto a invertir un poco más de tiempo, puede aprender aún más modos de administrar y analizar los datos con los informes de tabla dinámica. Por ejemplo, puede importar datos, o conectarse con ellos, de muy distintos tipos de orígenes, personalizar el formato del informe y presentar los resultados de modos elocuentes y fáciles de comprender.